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Word2007新功能:一劳永逸地除去修订

关键词:修订文档显示删除单击所有  阅读(1255) 赞(92)

[摘要]您在同事发来的电子邮件中收到一篇 Word文档 。您可以基于它来制作所需的文档,于是您用新名称保存了它并根据您的需要进行修改。您从来没有注意到同事在原始文档中留下了批注,因为在您的副本中看不到它们。

  您在同事发来的电子邮件中收到一篇Word文档。您可以基于它来制作所需的文档,于是您用新名称保存了它并根据您的需要进行修改。您从来没有注意到同事在原始文档中留下了批注,因为在您的副本中看不到它们。

  现在您准备将文档传递给客户,但是您要发送给他们的是您的文档版本,而不是原始文档、同事的批注和您的更新的大杂烩。

  或者,您使用了 Microsoft Office Word 2007 中的修订功能跟踪您对自己的求职信所做的更改。现在您要将求职信发送给招聘方,招聘方看到的应该是您编辑的结果,而不是您进行编辑的思考过程。

  在上述任一情况下,当接到Word文档的人抱怨您的文档难于阅读,到处都是删除线、下划线和侧边批注框时,您感到很震惊。例如,在您的求职信的一段中,有三个不同的地方带有删除线 - 而您这一次要强调的技能却是用带下划线的文本显示的。您可能得不到这份工作了。

带有修订的文档

  这些文本在您发送文档的时候并不在其中。Word 怎么会找到并显示这些内容呢?要使 Word 的表现如您所愿,应该怎么做?

  了解修订功能

  您可能正在 Word 中使用修订或批注功能,而自己却没有意识到这一点。通常,在 Word 跟踪更改时,它会在边距中的批注框中显示删除内容,而将插入内容显示为带下划线的文本。删除内容以及批注(或“注释”)也可以显示为内嵌。

  有多种方法可以隐藏修订或批注 - 然而,在修订功能打开时所做的所有修订以及插入的所有批注,将一直是文档的一部分,直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)。

  注释 隐藏修订不会从文档中删除现有的修订或批注。隐藏修订使您能够轻松查看文档,而免受删除线、下划线和批注框的干扰。

  如何检查文档是否有修订和批注?

  Office Word 2007 提供了一项称为“文档检查器”的功能,该功能用于检查文档中是否有修订、批注、隐藏文字和其他个人信息。要检查文档,请执行下列操作:

  1、打开要检查是否有修订和批注的文档。

  2、单击“Microsoft Office 按钮”按钮图像,指向“准备”,然后单击“检查文档”。

  3、在“文档检查器”对话框中,单击“检查”。

  4、审阅检查结果。如果文档检查器找到了批注和修订,将提示您单击“批注、修订、版本和注释”旁的“全部删除”。

  5、单击“重新检查”或“关闭”。

  如何除去修订和批注?

  要除去修订和批注,您需要接受或拒绝修订,以及删除批注。方法如下:

  1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中,单击“显示标记”旁边的箭头。

Word 功能区图像

  2、确保下列每个复选框旁边都显示复选标记:

  ·批注

  ·墨迹注释

  ·插入和删除

  ·格式

  ·审阅者(指向“审阅者”,然后确保选中了“所有审阅者”。)

  如果某复选框旁边未出现复选标记,请单击该项以选中它。

  3、在“审阅”选项卡上的“修订”组中,单击“后一处”或“前一处”。

Word 功能区图像

  4、请执行下列操作之一:

  ·在“修订”组中,单击“接受”。

  ·在“修订”组中,单击“拒绝”。

  ·在“批注”组中,单击“删除”。

  5、重复步骤 3 和 4,直到接受或拒绝了文档中的所有修订并删除了所有批注。

  注释

  ·如果您知道要接受所有修订,则单击“接受”,然后单击“接受对文档的所有修订”。

  ·如果您知道要拒绝所有修订,则单击“拒绝”,然后单击“拒绝对文档的所有修订”。

  ·若要除去所有批注,您必须删除它们。在“批注”组中,单击“删除”旁边的箭头,然后单击“删除文档中的所有批注”。

  这些修订和批注怎么会在那里的?

  您可能以为已经除去了批注或修订,或者您可能从其他人那里收到文档却没有意识到它包含批注或修订。Word 怎么会在您不知道的情况下存储这些项目呢?

  您或发送文档的人可能隐藏了修订或批注,以使文档更易于阅读。然而,隐藏修订并不会删除它们。它们仍保留在文档中,直到您对其进行处理。根据您的 Word 版本和所用的设置,修订或批注可能在您或其他人打开文档时重新出现。

  如果您不希望其他人看到修订和批注,请在与其他人共享文档前接受或拒绝修订并删除批注。

  如何查找隐藏的修订和批注

  有几种方法可以隐藏修订和批注,这可能导致您以为文档中没有这些内容。例如:

  ·“显示以供审阅”框 在“审阅”选项卡的“修订”组中,“显示以供审阅”框显示您所处的查看模式。它还提供用于查看文档的其他选项。如果您单击“最终状态”或“原始状态”,修订和批注会隐藏。若要显示它们,请选择“显示标记的最终状态”或“显示标记的原始状态”。

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  ·显示标记 在“审阅”选项卡的“修订”组中,您可以使用“显示标记”列表隐藏批注和修订。在“显示标记”下具有复选标记的项目会显示;没有复选标记的项目会隐藏。若要显示某个项目,例如“插入和删除”,请在“显示标记”菜单上单击它。

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  为什么 Microsoft Office Word 默认显示修订和批注

  为了防止您不经意地分发包含修订和批注的文档,在默认情况下,Word 显示修订和批注。“显示标记的最终状态”是“显示以供审阅”框中的默认选项。

  我可以两方面兼顾吗?

  如果您希望保留文档中的修订或批注,同时又希望共享文档而不让他人看到修订和批注,最好的解决办法就是保留文档的不同副本:一份公用副本用于分发,一份专用副本用于自己使用。在文档的公用版本中,按本文所述接受或拒绝所有修订并删除所有批注。在文档的专用版本中,可以在原地保留修订和批注。



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